Siete recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento.
1)Innova,
sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya
habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea
memorable.
2)Asegúrate
de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno
de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto
que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas,
considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder
de la "gamification" (La integración de la mecánica de juegos en una
reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza,
impacto y enfoque).
3)Conoce
a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas
que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por
conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus
expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de
cada presentación o sesión.
4)Si
tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con
un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si
tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional,
hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para
ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5)Incluye
iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste
adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de
personas.
6)En
cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se
lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo
posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a
menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu
disposición.
7)Aprovecha
el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su
celebración y para prolongar su vida después.
